社員の家族60名を招待した職場見学イベント
自社とグループ会社の家族を呼ぶイベントの企画運営を行ないました。
- 担当範囲：
- 企画アイデア出しの進行、工程・タイムスケジュール作成、関係者指示、各企画の台本作成、イベントの資材調達、設営、当日司会、職場見学案内
- 主なお客様：
- 会社とグループ会社の社員とその家族(計200名)
- 関係者:
- 総務主幹２名、会社応援スタッフ30名
- 制作期間:
- 6ヶ月
CONCEPT
“家族の仕事を知ることのできるイベント”
社員が日頃どんな働き方をしているのかを知ってもらうことを目的に、職場見学はもちろんのこと、ワーク形式で設計や工事の業務など現場で使う道具を体験してもらうイベントを企画、実施しました。
PROCESS
制作工程
- 参加予定者数のアンケート
- 全社員へ向けて家族の参加予定者数をアンケートでヒアリングし、参加総数の見込みを立てました。大阪では約60名の参加者が分かりました。
- 企画会議
- 職場見学や、縁日など部内で企画のブレインストーミングを行い、他部署へも相談し、実現性と面白みのある企画に絞り込みました。
- 会場、タイムスケジュール決め
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会場は１フロアで全てのブースが入りきらないため各建屋に分散させました。
移動時の子供の安全確保のため、１グループ10名、計６グループに分け、1名誘導スタッフをつけ、各ブースを周るタイムスケジュールとしました。
- 当日の工程作成、関係者依頼
- タイムスケジュールをベースに必要人員と対応してもらう時間を出し、 各部署へ依頼をかけました。
- 台本作成、関係部署打合わせ
- 設計体験や工事体験など負荷が大きいイベントは担当部署と打ち合わせを数回行いました。シナリオや設営を総務で行い相手への負担を減らすことや、 こちらの作ったシナリオを押し付けるだけでなく、相手の意見やアイデア混ぜ合わせることで楽しんで協力してもらえるようにしました。
- 子供を持つ社員への懸念事項ヒアリング
- 小さい子供を持つ社員の人に集まってもらい、事前に必要な準備やイベント楽しめそうかなどをヒアリングし、必要な準備や安全対策を整えていきました。
- しおり、子供用名刺の作成
- イベントのしおりを作成し、事前に参加予定者に配布し、当日の流れを把握してもらうようにしました。
- （当日）司会、各スタッフ指示
- 当日の司会進行及び職場見学の案内、関係者への指示を行いました。
- 詳細
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夏の創業祭で自社とグループ会社の家族を呼ぶイベントの企画運営を行ないました。
参加者する家族は約60名ほどで、社員を入れると合計200名ほどのイベントです。
昼の12時から夜の20時まで続く半日のイベントのなかで、 合同で行う食事と膜素材の名刺入れ作りと名刺交換から始まり、 １０グループに分かれた、会社見学と職業体験、縁日などを行ないました。
一番大変だったのは30人のスタッフを各部署から出してもらうことでした。
同時並行で複数のイベントが進行するため、詳細なタイムテーブルを作り、各イベントに必要な人員を計算。 社員ごとの関係性や得手不得手を想像しながら割り振り、依頼をしていきました。
特に、設計と工事部の社員には実践的な体験コーナーの司会と指導を担当してもらいました。 業務の要の部署で毎日遅くまで働く忙しい人たちが負担なくかつ気持ちよく動いてもらうために、
- シナリオや下準備はこちらでしっかり作り込むこと
- こちらのシナリオを押し付けるだけでなく、相手の意見を尊重し、アイデアを混ぜ合わせること
この二つを行いました。
シナリオの素案を伝えると、
「子供用の台に工事現場で使う台を使うといい」
「測量機器は工事のものでなく借りて欲しい」
「お固い感じの仕事なのでプレゼン資料で興味をひけるように作り込んで欲しい」
などの意見が集まりました。
意見を反映させた台本や当日のセット作り、前日にリハーサルを行い準備を整えました。
その他にも小さい子供を持つ社員の人に集まってもらい、事前に必要な準備やイベント楽しめそうかなどをヒアリングし、必要な準備や安全対策を整えていきました。
イベントは無事終了し、中には「待ち時間が長かった」などの意見もありましたが、概ね高評価をいただき、「夢のよう！」と子供が言っていたなど参加者から感謝の言葉をもらったときは達成感に満たされました。
他の実績
